Süreç, belirli bir girdiyi , ona katma değer ekleyerek belirli bir çıktıya dönüştüren, birbiriyle ilişkili ve tekrarlanabilir faaliyetler dizisidir.
Bir süreç; net bir başlangıç noktasına, bu noktadan itibaren takip edilen adım adım işlemlere ve nihayetinde iç veya dış müşterinin ihtiyacını karşılayan bir sonuç noktasına sahiptir.
Şirket içerisinde etkin süreç yönetimi ; departmanlar arasındaki siloları yıkarak işin bir birimden diğerine nasıl aktığını gösterir ve organizasyonun yaşayan bir mekanizma gibi uyum içinde çalışmasını sağlar.
İyi tanımlanmış süreçler; kurumsal hafızanın korunmasına yardımcı olurken aynı zamanda verimliliğin ölçülmesine de olanak tanır.
Süreç yönetimi sayesinde bir şirkette işlerin kişilerin inisiyatifinden çıkıp standart bir yapıya kavuşması hedeflenir; bu da hataların minimize edilmesini, kaynakların optimum kullanımını ve sürekliiyileştirme kültürünün yerleşmesini sağlar.
En yalın ifadeyle süreç ; hedeflenen ürün veya hizmet çıktısını elde etmek amacıyla; birbirleri ile etkileşim içinde bulunan,
• İnsanlar,
• Ekipmanlar,
• Malzemeler,
• Yöntemler
• Çevresel unsurların
• Müşteriler
• Talep Sahipleri
• Paydaşlar
arasında bir dizi etkileşimin toplamıdır.
Burada temel amaç; girdilerimizin belirlenen süre içerisinde, işletmeye katma değer sağlayan çıktılara dönüşmesi ve talep eden tüketiciler tarafından değer ifade etmesidir.
İşletmelerin sürdürülebilirliği tüketicilerin satın alma alışkanlıklarındaki süreklilikle doğru orantılıdır. Sürekliliğin temeli güven inşa etmek, güvende devamlılığı sağlamak ve sonucunda müşteri sadakatine ulaşmaktır. Süreçlerimizi müşteri sadakati odağı ile kurgulamanız; işletmenizin sürdürülebilir karlılığa ulaşmasını sağlayacaktır.
Süreç yönetiminde başarılı olabilmeniz için süreçleriniz;
1. Tanımlanabilen
2. Ölçülebilen
3. Kontrol edilebilen
4. Yinelenebilen
5. Karşılıklı değer oluşturabilen
özelliklere sahip olmalıdır.
1. Tanımlanabilen
Sürecin temel unsurlarının belirlenmesi özelliğinde girdilerinizin ve talep edilen hedef çıktılarınızıntanımlanması gerekir.
Girdileriniz; süreç içerisinde neyi değiştirip , neyi işleyip , neyi farklılaştıracağınızdır. Bilgi, müşteri, talebi, metot, hammadde vb. olabilir.
Çıktılarınız ise; süreç sonucunda neye ulaşacağınızın tanımıdır. Hizmet, ürün, rapor, bilgi vb.dir.
Girdilerin ve çıktıların tanımlanması ile birliktesürecinizin sonunda;
• Kime ulaşacaksınız?
• Nasıl ulaşacaksınız?
• Ne zaman ulaşacaksınız?
• Nerede ulaşacaksınız?
• Sürecinizin performansını nasıl ölçeceksiniz?
• Müşterilerinizin geri bildirimlerini nasıl değerlendireceksiniz?
• Sürecinizi nasıl raporlayacaksınız?
ve en önemlisi de sürecimiz içersin de ; Kim? ,Nerede? , Ne zaman? , Nasıl? aksiyon alacak sorularını tanımlamanız gerekir.
2. Ölçülebilen
Süreçler istatistiksel verilerle kontrol edilmeli, süreç öncesi yapılan doğru analizlerle oluşabilecek sapmalar minimize edilmelidir.
Sürecinizi ölçerseniz ; tüm paydaşların inandığı ve özümsediği tutarlı bir faaliyete dönüştürebilirsiniz.
Sürecin tutarlı olması, süreçlerde gelişim ve sürecin sürdürülebilirliğinin temel dayanağıdır.
3. Kontrol edilebilen
Süreci yönetenler, sürecin sahipleri; sürecin performansını düzenli olarak kontrol etmeli geri bildirimler almalı, geri bildirimler vermeli, süreçteki aksaklıklara müdahale ederek düzeltici önlemler almalıdır.
Sürecin sahiplerinin iyileştirme odaklı müdahalelerde bulunmaları için işin bütününe hâkim olmaları gerekir. Sürece atanan yöneticinin işle ilgili donanımlı olması burada çok önemlidir.
4. Yinelenebilen
Süreç sonucunda oluşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini devamlı karşılayabilme özelliği olmalıdır.
Sürecin başarısı için ; dayanağınız çıktıyı talep eden müşterinin sesi olmalıdır.
"Müşteri ne bekler?" sorusuna bulacağınız müşteri odaklı yaklaşım cevaplarınızla sürecinizi tekrarlanabilir kılabilirsiniz.
Müşteri;
• Satın aldığı ürünlerin hayatını kolaylaştırmasını
• Bilgilenme ihtiyacının karşılanmasını
• Çözüme yönelik olunmayı
• Güvenebilmeyi
• Dostluk kurulmasının
• Sürdürülebilir ticaret anlayışının geliştirilmesini
bekler.
Sürecin tekrarlanabilir özelliğinin olması için; odak müşteri olmakla birlikte, faaliyetler net bir şekilde tanımlanmalı, süreç üyelerinin faaliyet hazırlığına katılımını sağlamalı, sürecin uygulanabilirliğine üyelerin inanmalarını sağlamak gerekir.
5. Karşılıklı değer oluşturabilen
Çıktının kalitesi ve çıktıyı talep eden müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilmesi ile birlikte, şirket açısından da katma değerli çıktı haline dönüşmelidir. Sürecin karşılıklı kazan –kazan paydası ile sonuçlanması gerekir.
Süreç yönetimi ilkesinin bir organizasyon tarafından benimsenmesi, sadece operasyonel bir tercih değil, modern iş dünyasında hayatta kalabilmek için stratejik bir zorunluluktur. Bu yaklaşım, şirketin neyi başardığından ziyade nasıl başardığına odaklanarak, başarıyı tesadüfi olmaktan çıkarıp sürdürülebilir bir sistemin çıktısı haline getirir.
Süreç odaklı bir kültür inşa edildiğinde, departmanlar arası kopukluklar yerini uyumlu bir iş birliğine bırakır, kaynak israfı minimize edilir ve kurumsal çeviklik en üst seviyeye çıkar.
Süreç yönetimini bir yönetim felsefesi olarak içselleştiren kurumlar; müşteri beklentilerine daha hızlı yanıt verebilen, veriye dayalı kararlar alabilen ve sürekli öğrenen bir yapıya dönüşerek küresel rekabet ortamında kalıcı bir üstünlük sağlarlar.
Mutlu yıllar dilerim….
Yorumlar
Kalan Karakter: